PRIVACYVERKLARING
Privacyverklaring volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Hartelijk welkom op de site van Boost je moederbrein. Dit document is bestemd voor alle cliënten die
gebruik maken van de geboortetrauma therapie of de Zobevalik Coaching. In dit document wordt
beschreven welke gegevens worden verzameld, wat het doel hiervan is en op welke manier de
gegevens worden verwerkt en beveiligd.
Boost je moederbrein legt de gevoelige informatie die cliënten met ons delen NIET digitaal vast.
Alleen de persoonlijke gegevens (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres) van de
cliënt worden digitaal vastgelegd. Deze gegevens vragen wij ter bevordering van het persoonlijk
contact buiten de therapiesessies om, zodat informatie m.b.t. voorlichting, advies, afspraken en
facturatie optimaal verloopt. Toestemming voor het verzamelen, bewaren, opslaan en delen van alle
informatie verloopt volgens Informed consent, wanneer de cliënt ook toestemming geeft voor de
behandeling. De toestemming van het verzamelen, gebruik en opslag van gegevens kan op verzoek
schriftelijk worden vastgelegd (zie bijlage). Hierna lees je welke gegevens tijdens de hersteltherapie
en de en Zobevalik coaching worden gevraagd en hoe we daarmee omgaan.
Rechten en plichten
Rechten Cliënt
- Cliënten hebben ten allen tijde het recht om hun gegevens in te zien.
- Cliënten hebben te allen tijde het recht om hun gegevens te laten corrigeren wanneer deze
gegevens onjuist blijken te zijn.
- Cliënten hebben te allen tijde het recht om hun gegevens te laten verwijderen, met uitzondering
van facturen in verband met de eis van de belastingdienst dat inkomsten ten minste 7 jaar inzichtelijk
kunnen worden gemaakt.
Plichten Cliënt
- Een verzoek tot verwijdering of correctie van de opgeslagen gegevens dient schriftelijk kenbaar te
worden gemaakt.
- De cliënt heeft de plicht om ondubbelzinnig duidelijk te maken of er wel of geen toestemming
gegeven wordt voor het verzamelen van gegevens zoals die in het document Algemene Verordening
Gegevensbescherming door middel van ondertekening van het toestemmingsformulier en/of
Informed consent voor de behandeling.
Rechten Boost je moederbrein
- Boost je moederbrein heeft het recht de verzamelde gegevens op te slaan in haar praktijk en/of
bedrijfsruimte wanneer hier (in de toekomst) sprake van is.
- Boost je moederbrein heeft het recht geanonimiseerde gevoelige informatie te delen en te
gebruiken in het kader van wetenschappelijk onderzoek, scholing en intervisie. Zie hiervoor
Documentatie van geanonimiseerde gevoelige informatie verkregen tijdens de herstelgesprekken en
begeleiding.
Plichten Boost je moederbrein
- Op verzoek van de cliënt wordt inzicht gegeven in zijn/haar eigen gegevens.
- Op verzoek van de cliënt worden zijn/haar eigen gegevens gecorrigeerd of verwijderend.
- Er wordt correcte informatie verstrekt omtrent de gegevensbescherming van cliënten.
- Er wordt ondubbelzinnig toestemming gevraagd voor het verzamelen van gegevens zoals die in het
document ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ worden beschreven op het moment van
Informed consent voordat de behandeling begint.
- Datalekken worden zo snel mogelijk na ontdekking gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Datalekken worden gedocumenteerd door een geprint document toe te voegen aan een geprinte
versie van het document Algemene Verordening Gegevensbescherming en als PDF bestand
opgeslagen op de beveiligde PC van de Boost je moederbrein
- De site van de praktijk Boost je moederbrein is voorzien van een SSL-certificaat. Dat is te herkennen
aan een groen slotje en een adres dat begint met https. Zo vermindert de kans om de gegevens van
bezoekers te onderscheppen.
Overige bepalingen
Functionaris gegevensbescherming
Boost je moederbrein is zelfstandig ondernemer en daardoor onthouden van de plicht een
functionaris gegevensbescherming aan te stellen.
Leidende toezichthouder
Boost je moederbrein is zelfstandig ondernemer en daardoor leidende toezichthouder
gegevensbescherming.
Verwerkersovereenkomsten
Verwerkersovereenkomsten met onderstaande personen/instanties zijn op te vragen bij Boost je
moederbrein
Privacy-statement gebruikte diensten externe bedrijven
- Boost je moederbrein maakt gebruik van WebXpress Hosting voor het beheer van de website en als
e-mailprovider en is afhankelijk van het cookiebeleid en het privacy-statement van dit bedrijf voor de
gebruikte diensten.
- Boost je moederbrein maakt gebruik van MijnDiad en Snelstart als online boekhoud-programma en
is afhankelijk van het cookiebeleid en het privacy-statement van dit bedrijf voor de gebruikte
diensten. Facturen worden opgeslagen in het programma om op die manier de administratie
overzichtelijk te houden in het geval van controle door de belastingdienst. Snelstart heeft een
koppeling met de belastingdienst. Het programma is beveiligd met sterke wachtwoorden en alleen
toegankelijk voor de eigenaar van Boost je moederbrein
- Boost je moederbrein maakt gebruik van sociale media voor commerciële doeleinden en zijn
afhankelijk van het cookiebeleid en het privacy-statement van dit bedrijf voor de gebruikte diensten.
Er worden geen foto’s van ouders/kinderen gedeeld. Contact via sociale media geschiedt enkel op
initiatief van de cliënt en nooit op initiatief van Boost je moederbrein. Het is dan ook de
verantwoordelijkheid van de cliënt om bij communicatie via dit medium de eigen privacy te bewaken.
Boost je moederbrein zal er ten allen tijde op aansturen het contact verder telefonisch te laten
verlopen.
Overzicht van verzamelde gegevens
Persoonlijke gegevens
Onder persoonlijke gegevens wordt verstaan: naam + straatnaam + huisnummer + postcode +
woonplaats + telefoonnummer + emailadres.
Doel naam en adresgegevens
- Naam en adresgegevens dienen op de factuur te worden vermeld.
- Geboortetrauma therapie vindt soms plaats bij de cliënt/ouders thuis in plaats van in de praktijk van
de Boost je moederbrein. Zonder adresgegevens is het bezoek onmogelijk.
- Voor het leveren van aankopen zoals bijvoorbeeld ondersteunende voeding of een boek.
Opslag naam en adresgegevens
- Adresgegevens worden in geval van geboortetrauma therapie vastgelegd in het papieren dossier van
Boost je moederbrein. Zie aanvullend ‘documentatie herstelgesprekken’.
- Adresgegevens worden vermeld op de factuur en digitaal opgeslagen in PDF op de PC van Boost je
moederbrein. Deze PC is beveiligd met wachtwoord en voorzien van Antivirus programma.
- Facturen worden per e-mail verzonden en worden derhalve in de e-mailprovider opgeslagen. Na
betaling van de factuur wordt het e-mailverkeer gewist.
- In het geval van een aankoop: zie de verklaring omtrent gegevensbescherming van de leverancier.
Personen met toegang tot de gegevens
- Boost je moederbrein
- In het geval van een aankoop de leverancier van de gekochte goederen.
Doel telefoonnummer
- Het maken van een afspraak of het verzetten van de afspraak in het geval van overmacht.
- Het terugbellen van cliënten voor de evaluatie na de hersteltherapie en de Zobevalik coaching.
- Persoonlijk contact op verzoek van de cliënt en/of Boost je moederbrein
Opslag telefoonnummer
- Telefoonnummers worden in geval van geboortetrauma therapie en coaching vastgelegd in het
papieren dossier van Boost je moederbrein. Zie aanvullend ‘documentatie herstelgesprekken’.
- Telefoonnummers van cliënten worden met naam opgeslagen op de telefoon van Boost je
moederbrein
- In het geval van WhatsApp contact aangaande evaluaties en advies worden telefoonnummers
opgeslagen op het mobiele apparaat en wordt na kennisgeving aan de cliënt de volledige
berichtgeschiedenis gewist wanneer de cliënt volgens haar voldoende geadviseerd is.
Personen met toegang tot de telefoongegevens
- Boost je moederbrein
- In het geval van een aankoop de leverancier van de gekochte goederen.
Emailadressen
Doel emailadressen
- Het maken van een afspraak met Boost je moederbrein
- Verzenden van facturen.
- Verzenden van documenten, adviezen en voorlichting.
- Verzenden van het informatie over de ondersteunende voeding.
Opslag van emailadressen
- Emailadressen worden in het adresboek van de e-mailbrowser opgeslagen.
- Emailadressen worden schriftelijk in het papieren dossier gezet van Boost je moederbrein
- Berichtgeschiedenis wordt gewist zodra de verzonden factuur is voldaan en/of na kennisgeving aan
de cliënt wanneer aan de adviesvraag voldaan is.
Personen met toegang tot de emailgegevens
- Boost je moederbrein
- E-mailadressen worden niet gedeeld met leveranciers van goederen. Emailverkeer aangaande
bestellingen verloopt via Boost je moederbrein als tussenpersoon.
Facturen
Doel facturen
- Kennisgeving van de verschuldigde betaling en verstrekken van betaalgegevens voor geleverde
diensten en/of producten door Boost je moederbrein
- Inkomsten inzichtelijk maken voor de belastingdienst.
Opslag facturen
- Facturen worden digitaal opgemaakt in MijnDiad en bewaard in Snelstart
- Facturen worden per e-mail aan cliënten verzonden. Na betaling wordt de berichtgeschiedenis
verwijderd.
- Facturen worden ingeboekt en opgeslagen in een boekhoudprogramma, wat beveiligd is met een
sterk wachtwoord.
- Betaalde facturen worden opgeslagen in de digitale boekhouding van Boost je moederbrein
- In verband met de regels omtrent belasting, worden facturen 7 jaar bewaard in de
woning/bedrijfsruimte van Boost je moederbrein
Personen/instanties met toegang tot de factuurgegevens
- Boost je moederbrein
- De boekhouder die de btw aangiftes en de jaaropgaves verzorgd.
- In het geval van controle door de Belastingdienst.
Bankgegevens
Doel bankgegevens
- Ontvangen van betalingen voor de geleverde diensten en/of goederen door Boost je moederbrein
op de digitale bankafschriften van de zorgaanbieder.
Opslag bankgegevens
- Bankgegevens worden niet opgeslagen, maar zijn zichtbaar in de beveiligde digitale omgeving van
mobiel bankieren en internetbankieren.
Personen met toegang tot de bankgegevens
- Boost je moederbrein
Foto’s
Niet van toepassing.
Toestemming tijdens Informed consent aangaande gegevensbescherming
Doel toestemming tijdens Informed consent
- Het ondubbelzinnig verkrijgen van toestemming voor het toepassen van de Geboortetrauma
hersteltherapie en de Zobevalik Coaching traject nadat cliënt volledig is geïnformeerd volgens de
WGBO.
- Het ondubbelzinnig verkrijgen van toestemming nadat de cliënt op de hoogte is gebracht van het
belang van het vastleggen van de informatie in het papieren dossier.
- Het ondubbelzinnig verkrijgen van toestemming voor het verzamelen en/of opslaan van gegevens
van cliënten.
Opslag van toestemming
- De toestemming van de cliënt wordt vastgelegd in het papieren dossier.
Personen met toegang tot de gegevens
- Boost je moederbrein
- In het geval van controle: de vertegenwoordiger van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Documentatie van gevoelige informatie tijdens herstelgesprekken
Tijdens herstelgesprekken wordt een groot deel van de door de cliënt gesproken woorden schriftelijk
vastgelegd in een papieren dossier. Niets wordt door de Boost je moederbrein digitaal vastgelegd
tijdens of na het herstelgesprek en de coaching. Alleen de cliënt kan ervoor kiezen zich per e-mail aan
te melden en de effecten van de zorg die zij ervaart te mailen. Soms vraagt de cliënt ook via de mail
om advies.
Doel documentatie van gevoelige informatie
- Gesproken woorden worden vastgelegd om tijdens en na het herstelgesprek en de coaching sessies
de zorg te optimaliseren, voortgang te bewerkstelligen en de behandeling te evalueren. Op langer
termijn wordt het papieren dossier gebruikt in geval van langdurige of herhaalde behandeling.
- In het geval van vervolggesprekken/aanvullende behandelingen is inzicht van de behandeling in
de/het eerdere herstelgesprek(ken) nodig.
- In overleg, na toestemming of op verzoek van de cliënt wordt een brief voor andere zorgverleners
opgesteld. In de brief wordt een samenvatting weergegeven van de aanleiding en de effecten van de
behandeling. De brief wordt in overleg direct of via de cliënt naar de andere zorgverlener gestuurd.
De cliënt ontvangt deze brief altijd.
- Gesproken woorden worden als data vastgelegd en deze gegevens geanonimiseerd kunnen worden
gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek, om de Geboortetrauma Therapie en de Zobevalik
Coaching verder te ontwikkelen.
Opslag van gevoelige informatie
- Gesproken woorden worden niet digitaal opgeslagen, maar enkel schriftelijk vastgelegd en
zorgvuldig bewaard in de woning/bedrijfsruimte van de behandeling.
- Brieven aan zorgverleners worden getypt en gemaild, waarna ze digitaal worden opgeslagen in het
dossier van de cliënt. Zorgverlener en cliënt ontvangen de brief.
Personen met toegang tot de gevoelige informatie:
- Boost je moederbrein
- Wanneer na het herstelgesprek of coaching verwijzing of overdracht van het ene teamlid naar het
andere nodig blijkt, kan in het belang van de behandeling de documentatie worden gedeeld met
betreffende preventie of herstel teamlid. Dit gebeurt slechts na uitdrukkelijke toestemming van de
cliënt.
Geanonimiseerde gevoelige informatie van cliënten
Onder geanonimiseerde gevoelige informatie wordt verstaan: letterlijk gesproken woorden die tijdens
het herstelgesprek zijn vastgelegd en zo bewerkt zijn dat ze niet te herleiden zijn op de cliënt die de
woorden heeft gesproken.
Doel geanonimiseerde gevoelige informatie van cliënten
- Voor optimale behandeling kan het in sommige gevallen nodig zijn om advies in te winnen bij de
ontwikkelaar van de hersteltherapie en de traumapreventie coaching om de aangeboden zorg van
Boost je moederbrein te verbeteren of bevestigen.
- In het kader van cliëntbespreking, optimalisatie van zorg, wetenschappelijk onderzoek, bij- of
nascholing, supervisie en intervisie, kan een casus gedeeld worden met het team van praktijk De
Geboortespecialist en/of het landelijk Zobevalik Centrum voor geboorte en trauma of de
ontwikkelaar van de preventie en hersteltherapie.
Opslag geanonimiseerde gevoelige informatie van cliënten
- Bij advies over de juiste behandeling wordt gevoelige informatie slechts mondeling gedeeld.
- In het kader van wetenschappelijk onderzoek wordt geanonimiseerde gevoelige informatie in een
word-document hard copy persoonlijk overhandigd aan de onderzoeker.
- In het kader van cliëntbespreking, optimalisatie van zorg, bij- of nascholing, supervisie en intervisie,
wordt geanonimiseerde gevoelige informatie alleen via het papieren dossier besproken.
- In het kader van bij- of nascholing wordt de geanonimiseerde gevoelige informatie slechts
mondeling gedeeld, opslag is hierbij niet van toepassing.
Personen met toegang tot geanonimiseerde gevoelige informatie van cliënten
- Boost je moederbrein
- In het kader van wetenschappelijk onderzoek en scholing heeft mw. Brun Kuipers MScRN toegang
tot de geanonimiseerde gegevens.
Bijlage
De toestemming dient als grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals in dit formulier
is beschreven. Na uitdrukkelijke goedkeuring geef ik als cliënt van Boost je moederbrein toestemming
om gegevens over mij te verwerken. Het gaat om mijn gesproken woorden. Dit zijn gevoelige
gegevens die van belang zijn vast te leggen en om te kunnen herstellen. Boost je moederbrein
registreert al deze gegevens in een papieren dossier. Daarnaast worden mijn persoonsgegevens, zoals
naam, (email)adres en telefoonnummer digitaal opgeslagen. Alleen met mijn toestemming worden
mijn gegevens verstrekt aan anderen. Ik kan er voor kiezen om geen toestemming te geven of om
alleen voor bepaalde delen toestemming te geven. Boost je moederbrein legt uit wat de gevolgen
voor mijn hulpverlening zijn als ik (voor bepaalde) gegevens of personen geen toestemming geeft. Ik
mag mijn toestemming op elk moment intrekken. In sommige gevallen zal het intrekken van
toestemming gevolgen hebben voor mijn hulpverlening. Het teamlid zal mij hier van geval tot geval
over informeren. Deze toestemming is geldig zolang de behandeling duurt.